Prefeitura investe na digitalização e automatização para reduzir o uso do papel

A redução do papel e da burocracia no ambiente administrativo de qualquer órgão público é um dos maiores desafios para os gestores. A mudança para o meio digital através da tecnologia da informação é um esforço que requer decisão política, investimento e uma equipe de servidores disposta a fazer a transição, respeitando a legislação, mantendo a segurança dos atos administrativos, preservando de forma adequada os registros públicos acumulados ao longo do tempo.

“Temos duas grandes frentes de trabalho, a digitalização de documentos e a automatização de serviços. A digitalização já é feita há cerca de 20 anos com o sistema Gestão Eletrônica Documental, que permite consultas rápidas e atende facilmente as nossas necessidades do dia a dia”, declara o secretário de Administração e de Gestão de Pessoal, Alexandre Jarschel de Oliveira.

“Ela é ampliada com a estrutura e os equipamentos que temos no Arquivo Público, onde digitalizamos documentos importantes, permitindo a consulta e preservando o original”, detalha. A iniciativa mais recente está sendo desenvolvida no Escritório de Processos.

“Agora estamos investindo na automatização de serviços que é um novo passo, uma etapa importante. Todas essas frentes buscam dar qualidade ao serviço público que oferecemos ao cidadão curitibano, conforme a realidade e a necessidade de cada secretaria, e todas elas refletem a evolução da legislação ao longo do tempo. Também estamos colaborando para a preservação do meio ambiente”, completa o secretário.

O Arquivo Público Municipal de Curitiba, estrutura da Secretaria de Administração e de Gestão de Pessoal, tem feito grande parte deste esforço. O departamento é o responsável pela guarda, preservação e difusão dos documentos públicos. Mais de 14,4 milhões de páginas estão digitalizadas, o que representa 14% do acervo.

Esse trabalho não para e, com equipamentos de alta performance, a equipe mantém a rotina, trazendo o papel para o meio digital. Essa medida facilita a consulta e preserva os documentos. Uma vez transferidos, os documentos que devem ser guardados, de acordo com sua tabela de temporalidade, não precisam ser manipulados.

Organização e transparência

A digitalização pelo sistema Gestão Eletrônica Documental (GED) é feita no Instituto das Cidades Inteligentes (ICI) e fica on-line. Nos últimos três anos o total de documentos digitalizados chegou a 1,2 milhão de páginas.

A supervisora da área de Digitalização e Impressão no ICI, Bruna de Oliveira, define o GED como uma biblioteca virtual gigante, onde os gestores arquivam os documentos que podem ser acessados pelos servidores autorizados em cada área. Geralmente são documentos que são consultados mais frequentemente.

“Esse modelo de organização de arquivos é crucial para agilizar outras tarefas do dia a dia dos servidores. Os benefícios são diversos e permeiam várias áreas da sustentabilidade”, declara Bruna.

Arquivos da Procuradoria-Geral do Município lideram o volume de material digitalizado, seguido pelos documentos da Secretaria de Administração e de Gestão de Pessoal e pela Secretaria de Finanças. Após a digitalização, parte dos documentos pode ser eliminada por meio de trituração. Outros documentos precisam ficar armazenados para futura utilização dos originais.

Escritório de processos

A iniciativa mais recente parte do comitê encarregado do desenvolvimento de processos menos burocráticos e reúne servidores que já trabalham naquela área, naquele serviço que se quer automatizar.

Com a ajuda de especialistas na metodologia da automatização, eles fazem uma imersão em busca das melhores soluções. Juntos, desenvolvem as mudanças que a área quer, fazendo protótipos e testando possibilidades.

Foi trabalhando desta maneira que a Secretaria do Urbanismo já garantiu a modernização de três processos eletrônicos que colocaram à disposição dos cidadãos 27 serviços on-line, reduzindo a burocracia, dando agilidade e simplificando os processos.

“O Escritório de Processos funcionou como articulador entre as várias pastas. A equipe acreditou e investiu no nosso projeto e gerenciou de forma adequada e transparente os conflitos entre todos os envolvidos”, afirma o secretário municipal do Urbanismo, Julio Mazza.

Já podem ser solicitados pela internet serviços importantes como avaliação de projetos de Cadastramento, Unificação, Subdivisão e Regularização de Lotes em Curitiba.

Também já podem ser solicitados pela internet o alvará de construção – um dos serviços mais importantes oferecidos pela pasta – e outros 25 serviços na área de licenciamento urbano, como alvarás de demolição, reforma simplificada, segundas vias de alvará de construção e de certificado de vistoria de conclusão de obras (CVCO).